Terms of Reference

Terms of Reference

Purpose

The Council’s goal is to ensure that York University is a welcoming, inclusive and safe community in which to study, teach, live, work and visit.

Mandate

The Council serves as an advisory body with responsibility for providing advice to the President and the Community Safety Department on safety matters.

The Council provides a mechanism for the participation and engagement of a broad cross section of York community members in the planning, delivery, coordination and evaluation of pan-university safety initiatives on York’s campuses.

Reporting to the President and working closely with the Community Safety Department, the Council is responsible for:

  • Identifying opportunities for collaboration and partnerships in initiatives to engage the York community in campus safety;
  • Identifying, monitoring and reporting on any emerging safety issues or concerns;
  • Providing advice on items referred to the Council by the President or the Community Safety Department. This may include providing advice on policies, procedures, communications and evaluation strategies and programs that have been identified as priorities under the Community Safety Department’s Strategic Plan for enhancing safety on York’s campuses; and
  • Promoting participation of York community members in public education and other initiatives aimed at enhancing safety on York’s campuses.

Council Operations

The Council will meet quarterly. Additional meetings will be held at the discretion of the Chair. The presence of one-third of members of the Council including the Chair constitutes quorum.

Working groups will be formed when needed to support the work of the Council and/or to assist with specific safety initiatives.  Membership of the working groups may be open to encourage broad representation and input from across the University.

Minutes of Council meetings will be drafted by the Community Safety Department, provided to attendees for comments and approval, and delivered to the President’s Office as the Council’s ongoing reporting to the President.

From time to time, the Chair in consideration of Council’s advice, may determine that an additional written report on specific issues will be made to the President by the Council.

Decision making will be based on consensus. Any dissenting opinions will be noted in minutes.

All parties and members are expected to participate in a constructive and respectful manner in the spirit of cooperation, equity and inclusion.

Role of Chair

The Chair will:

  • Call and chair meetings;
  • Develop the agenda in consultation with the President’s Office and the Community Safety Department;
  • Review and revise meeting minutes; and
  • Represent and speak on behalf of the Council at events when appropriate.

Role of Vice-Chair

The Vice-Chair will:

  • Actively liaise with student groups to ensure that student voices are heard
  • Help to co-create the agenda with the Chair
  • Provide input on meeting minutes

Role of the Community Safety Department

The Community Safety Department will:

  • Work with student, faculty and staff advisory groups to implement initiatives;
  • Provide administrative and logistical support to the Council;
  • Draft and circulate meeting agendas, minutes and materials under the direction of the Chair;
  • Arrange facilities and equipment for meetings;
  • Maintain files, records and membership lists; and
  • Assist the Chair in drafting correspondence and reports in support of the Council.

Role of Council Members

Membership on the Council is open to the individuals and groups listed in the Appendix. Changes may be made at the discretion of the Chair and/or the President.

Each group is responsible for:

  • Identifying its representative;
  • Updating the Community Safety Department on any changes in its representation and ensuring the representative is briefed on the Council.
  • Continuity is encouraged. However, if a representative is unavailable, then they may send a designate from their constituency to attend a meeting to participate.
  • Acknowledge in advance of a meeting who the designate will be. Normally tehre will be only one named alternate.

Council Members will contact the Chair and/or Community Safety Department in advance of meetings with any suggestions they may have for the agenda.

Appendix - Community Safety Council Members

The following are standing members of the Council. Where an organization, department, or office is indicated, they will appoint one representative to attend Council meetings.

 

  • President (ex officio)
  • Vice-President Finance and Administration (ex officio)
  • Chair, appointed by the President
  • Vice-Chair (student)
  • Chief of Staff, Office of the President
  • Associate Principal, Glendon College
  • Provost and Vice-President Academic (VP Academic)
  • Two Faculty Members, one must be from Liberal Arts and Professional Studies (LA&PS)
  • Executive Officer, Office of the Dean of Libraries
  • Osgoode Hall Faculty Association (OHFA)
  • College Head, appointed by the Council of Heads
  • Office of the Vice-President Finance and Administration (VPFA)
  • Assistant Vice-President Human Resources (AVP Human Resources)
  • Executive Director, Centre for Human Rights, Equity and Inclusion (REI)
  • Enable York
  • Staff representative to the Board of Governors

 

  • Canadian Union of Public Employees, Local 3903 (CUPE 3903)
  • Canadian Union of Public Employees, Local 1356, units 1 & 2 (CUPE 1356)
  • International Union of Operating Engineers (IUOE)
  • Ontario Public Service Employees Union (OPSEU)
  • Confidential Professional and Managerial Employees Association (CPMEA)
  • York University Staff Association (YUSA)
  • York University Faculty Association (YUFA)

 

  • Representative Harry Sherman Crowe Housing Co-operative
  • Representative from campus daycares
  • Representative of campus commercial vendors
  • Representative from the Black Creek Community Capacity Building Group
  • Representative from Toronto Police Services

 

  • Director, Health, Safety and Employee Well-Being
  • Director, Security Services
  • Director, Housing Services
  • Director, Custodial, Grounds and Glendon Facilities Services
  • Director, Maintenance, Facilities Services
  • Director, Campus Planning and Development

 

  • Executive Director, Counselling & Disability Services (CDS)
  • Director, Student Community and Leadership Development
  • Director, Residence Life
  • Executive Director, Community Support & Services (OSCR/The Centre)
  • Residence Life Coordinator
  • Residence Don

 

  • York Federation of Students (YFS)
  • York University Graduate Students’ Association (YUGSA)
  • Glendon College Student Union/Association Étudiante du Collège Glendon (GCSU/AÉCG)
  • Aboriginal Students’ Association at York (ASAY)
  • Centre for Women and Trans People (CWTP)
  • Glendon Women and Trans Centre/Le Centre des Femmes et des Trans de Glendon (GWTC/CFTG)
  • International Students’ Association at York (ISAY)
  • Sexual Assault Survivors’ Support Line & Leadership (SASSL)
  • Trans Bisexual Lesbian Gay Asexual at York (TBLGAY)
  • York Federation of Students Access Centre (YFS Access Centre)
  • York University Student Centre (YUSC)
  • United South Asians at York (USAY)
  • York University Black Students’ Alliance (YUBSA)
  • 4 Student representatives (coordinated through Student Success Centre)
  • 1 Faculty Student Council President, coordinated through Student Representative Roundtable (SRR)
  • 1 College Student Council President, coordinated through Student Representative Roundtable (SRR)

Conseil pour la sécurité communautaire

Cadre de référence

Objectif

L’objectif du Conseil est de s’assurer que l’Université York est une communauté accueillante, inclusive et sécuritaire, où l’on peut étudier, enseigner, travailler et vivre.

Mandat

Le Conseil sert d’organisme consultatif chargé de conseiller la présidence de l’Université et le Département de la sécurité communautaire sur les questions de sécurité.

Le Conseil fournit un mécanisme pour la participation et l’engagement d’un large éventail de membres de la communauté de York dans la planification, la prestation, la coordination et l’évaluation d’initiatives de sécurité panuniversitaires sur les campus de York.

Relevant de la présidence de l’Université et travaillant en étroite collaboration avec le Département de la sécurité communautaire, le Conseil est chargé de :

  • déterminer des possibilités de collaboration et de partenariat dans le cadre d’initiatives visant à sensibiliser la communauté de York à la sécurité sur le campus;
  • identifier, surveiller et signaler tout nouveau problème ou toute préoccupation en matière de sécurité;
  • fournir des conseils sur les questions soumises au Conseil par la présidence de l’Université ou le Département de la sécurité communautaire. Cela peut comprendre la prestation de conseils sur les politiques, les procédures, les stratégies et les programmes de communication et d’évaluation qui ont été jugés prioritaires dans le cadre du plan stratégique du Département de la sécurité communautaire visant à améliorer la sécurité sur les campus de York; et
  • promouvoir la participation des membres de la communauté de York à l’éducation du public et à d’autres initiatives visant à améliorer la sécurité sur les campus de York.

 

Activités du Conseil

Le Conseil se réunira chaque trimestre. D’autres réunions seront tenues à la discrétion du président ou de la présidente du Conseil. La présence d’un tiers des membres du Conseil constitue le quorum.

Des groupes de travail seront formés au besoin pour appuyer les travaux du Conseil et/ou pour aider à des initiatives spécifiques en matière de sécurité. La composition des groupes de travail peut être ouverte afin d’encourager une large représentation et contribution de l’ensemble de l’Université.

Les procès-verbaux des réunions du Conseil seront rédigés par le Département de la sécurité communautaire, fournis aux participants pour commentaires et approbation, et remis au Bureau de la présidence à titre de rapport permanent du Conseil à la présidence de l’Université.

De temps à autre, le président ou la présidente du Conseil, tenant compte de l’avis du Conseil, peut décider qu’un rapport écrit supplémentaire sur des questions particulières sera présenté à la présidence de l’Université par le Conseil.

La prise de décisions se fera par consensus. Toute opinion dissidente sera consignée dans un procès-verbal.

Toutes les parties et tous les membres sont tenus de participer de manière constructive et respectueuse dans un esprit de coopération, d’équité et d’inclusion.

Rôle du président ou de la présidente du Conseil

Le président ou la présidente du Conseil :

  • convoquera et présidera les réunions;
  • établira l’ordre du jour en consultation avec le Bureau de la présidence et le Département de la sécurité communautaire;
  • examinera et révisera le procès-verbal de la réunion; et
  • représentera le Conseil et parlera au nom de ce dernier lors d’événements, le cas échéant.

 

Rôle du vice-président ou de la vice-présidente du Conseil

Le vice-président ou la vice-présidente du Conseil :

  • assurera activement la liaison avec les groupes d’étudiants pour s’assurer que les voix des élèves sont entendues;
  • aidera le président ou la présidente du Conseil à créer l’ordre du jour; et
  • présidera la réunion si le président ou la présidente du Conseil ne peuvent pas y assister.

 

Rôle du Département de sécurité communautaire

Le Département de sécurité communautaire :

  • travaillera avec les groupes consultatifs d’étudiants, de professeurs et d’employés pour mettre en œuvre des initiatives;
  • apportera un soutien administratif et logistique au Conseil;
  • rédigera et distribuera les ordres du jour, les procès-verbaux et les documents des réunions sous la direction du président ou de la présidente du Conseil;
  • organisera les installations et l’équipement pour les réunions;
  • tiendra à jour les dossiers et les listes des membres; et
  • aidera le président ou la présidente du Conseil à rédiger la correspondance et les rapports à l’appui du Conseil.

 

Rôle des membres du Conseil

Les personnes et les groupes énumérés en annexe peuvent devenir membres du Conseil. Des changements peuvent être apportés à la discrétion du président ou de la présidente du Conseil et/ou de la présidence de l’Université.

Chaque groupe est chargé :

  • d’identifier la ou les personnes qui le représenteront;
  • d’informer le Département de la sécurité communautaire de tout changement dans sa représentation et de s’assurer que la personne a reçu un breffage sur le Conseil.
  • La continuité est encouragée. Toutefois, si un(e) représentant(e) n’est pas libre, le groupe peut envoyer une personne désignée à la réunion.
  • Précisez avant la réunion qui sera la personne désignée.

Les membres du Conseil communiqueront avec le président ou la présidente du Conseil et/ou le Département de la sécurité communautaire avant les réunions pour leur faire part de toute suggestion concernant l’ordre du jour

Annexe — Membres du Conseil pour la sécurité communautaire

Les personnes suivantes sont des membres permanents du Conseil. Lorsqu’une organisation, un ministère ou un bureau sont mentionnés, ils nommeront un représentant pour assister aux réunions du Conseil.

 

  • Président(e) de l’Université (membre d’office)
  • Vice-président(e) des finances et de l’administration (membre d’office)
  • Président(e) du Conseil, nommé(e) par la présidence de l’Université
  • Vice-président(e) (étudiant)
  • Chef de cabinet, Bureau de la présidence de l’Université
  • Vice-principal(e) du collège Glendon
  • Recteur/rectrice et vice-président(e) aux affaires académiques (VP aux affaires académiques)
  • Deux membres du corps professoral, dont un doit provenir du département des arts libéraux et des études professionnelles (LA&PS)
  • Chef de la direction, Bureau du doyen des bibliothèques
  • Osgoode Hall Faculty Association (OHFA)
  • Chef du Collège, nommé par le Conseil des chefs d’établissement
  • Bureau de la vice-présidence des finances et de l’administration (VPFA)
  • Vice-président(e) adjoint(e) des ressources humaines (VPA Ressources humaines)
  • Directeur principal/directrice principale du Centre des droits de la personne, de l’équité et de l’inclusion (REI)
  • Enable York
  • Représentation du personnel au Conseil des gouverneurs

 

  • Syndicat canadien de la fonction publique, section locale 3903 (SCFP 3903)
  • Syndicat canadien de la fonction publique, section locale 1356, unités 1 et 2 (SCFP 1356)
  • International Union of Operating Engineers (IUOE)
  • Syndicat des employés et employées de la fonction publique de l’Ontario (SEFPO)
  • Association des gestionnaires professionnels de confiance/Confidential Professional and Managerial Employees Association (AGPC/CPMEA)
  • Association du personnel de l’Université York (APUY)
  • Association des professeurs de l’Université York (YUFA)

 

  • Représentation de la coopérative d’habitation Harry Sherman Crowe
  • Représentation des garderies du campus
  • Représentation des fournisseurs commerciaux du campus
  • Représentation du groupe Black Creek Community Capacity Building
  • Représentation des services policiers de Toronto

 

  • Direction de Santé, Sécurité et Bien-être
  • Direction des services de sécurité
  • Direction des services de résidence
  • Direction des services ménagers, de l’entretien du terrain et des installations de Glendon
  • Direction de l’entretien, Services des installations
  • Direction de la planification et du développement

 

  • Direction administrative du counseling et des services en accessibilité aux étudiants (CDS)
  • Direction du développement de la communauté étudiante et du leadership
  • Direction de la vie en résidence
  • Direction administrative du soutien à la communauté et des services (OSCR/The Centre)
  • Coordination de la vie en résidence
  • Responsable de résidence

 

  • Fédération des étudiants de York (FEY)
  • York University Graduate Students' Association (YUGSA)
  • Association Étudiante du Collège Glendon/Glendon College Student Union (AECG/ GCSU)
  • Aboriginal Students’ Association at York (ASAY)
  • Centre des femmes et des Trans (CWTP)
  • Centre des Femmes et des Trans de Glendon (CFTG)
  • Association des étudiants internationaux de York/International Students’ Association at York (ISAY)
  • Sexual Assault Survivors’ Support Line & Leadership (SASSL)
  • Trans Bisexual Lesbian Gay Asexual at York (TBLGAY)
  • York Federation of Students Access Centre (YFS Access Centre)
  • York University Student Centre (YUSC)
  • United South Asians at York (USAY)
  • York University Black Students’ Alliance (YUBSA)
  • 4 représentants des étudiants, coordonnés par le Centre de la réussite étudiante
  • Le président ou la présidente du Conseil étudiant facultaire, coordonné par l’entremise de la Table ronde des représentants étudiants (SRR)
  • Le président ou la présidente du Conseil étudiant collégial, coordonné par l’entremise de la Table ronde des représentants étudiants (SRR)